december 17, 2018

FRIDAY INSIGHTS

Get the most of your PR agency

Unfortunately, not everyone can afford a PR agency. It is an investment in communication with a very high ROI for most companies and organizations. And please do not take our word for it – ask our clients! But let’s say you do a budget, how do you maximize the output? Agency’s founder and senior advisor Niclas Lövkvist offers some advice on how to get top results.

1. Be honest about your budget.It is an inspiring challenge to create solutions that fits a client’s purse. On the other hand, creating something that never gets a sign off because they are too expensive is frustrating. Transparency from the start is best. That way the agency can use it’s time and energy to find solutions that can be realized and fly. Profitable for the agency, and good for you as a client.

2. Use smart contracts to make the agency perform over time. The best is usually to have a retainer deal that clearly states what the agency is expected to deliver over a given time period, let’s say a year or so. This minimizes administration and repeated discussions about money and focus can instead be where it should be – on getting the job done. And doing it well. If you are not happy with the results, just say so. If they do not listen and perform better, cancel the deal and find a new agency. The risk with a retainer lies primarily with the agency. It has to deliver results week after week, month after month in order to keep you as a (happy) client.

3. Demand that the entire team really works for you. If the agency tells you that their most senior advisor or the brightest young star will be part of your account, make sure that they really are. Do not pay for something that’s promised but not delivered. Many agencies present a dream team for all potential clients. It is great if you really get that team to play for you, but very bad if you just pay for it on paper.

4. Be generous with praise! A PR consultant’s work is often tough and sometimes outright ungrateful. If the project is a success the client is the hero – internally and externally.

If it does not go well, we as consultants are often blamed. That is ok and fine. But a client that shows understanding and appreciate the work that is done – even when it is not a homerun – will soon have a very dedicated team ready to do whatever it takes to keep you happy by delivering great results.

5. Do not believe the hype. PR is not some sort of strange black magic. It is primarily a lot of hard work and just a little bit of art and good contacts. Use the agency to educate your organization about how it is done. Then you will soon become better at making the right demands and to use the agency for the more difficult tasks. This will save you both time and money in the end.

6. Make time for feedback and respect deadlines. As consultants we love clients that actually delivers feedback on plans and material by the agreed deadline. The account manager will be able to plan for maximal results and to use the resources you pay for the way he or she planned. Allocated time for media contacts or production that can’t be used the way it was planned throws a spanner in the works for both your team and the agency at large.

WRITTEN BY

NICLAS LÖVKVIST, senior advisor & CEO

december 17, 2018

FREDAGSTIPSET

Den enkla konsten att få mest effekt av PR-byrån

Så här några dagar innan Tomten klappar på dörren bjuder Agency på en tidig julklapp till både stora och små företag. Vi hoppas att den kan sprida glädje på både kommunikationsavdelningar och i ledningsgrupper. Varsågoda – en liten guide till hur man får ut mest och bäst av sin PR-byrå! God jul!

1. Var ärlig med din budget. Det är en sporrande utmaning att skapa bra kommunikation som ska passa en given budget. Att jobba fram fantastiska (nåja) lösningar som sedan blir avvisade av uppdragsgivaren för de är för dyra är däremot frustrerande. Transparens från början är bäst. Då lägger byrån tid och energi på att skapa rätt lösningar som även är möjliga att förverkliga. Lönsamt för byrån, bra för uppdragsgivaren.

2. Sätt press på byrån med smarta avtal. Att någon eller kanske ett par gånger om året enas om hur mycket jobb som byrån ska utföra för ett fast arvode – så kallad retainer – är nästan alltid den bästa modellen för ett löpande samarbete. Det minimerar administration och återkommande pengadiskussioner och gör att fokus kan läggas på att få jobbet gjort. Är man inte nöjd med resultatet – säg det till byrån. I värsta fall, säg upp avtalet! Risken med retainer ligger primärt på PR-byrån som måste leverera bra resultat vecka efter vecka, månad efter månad.

3. Kräv medverkan av hela arbetsgruppen. Om det står i offerten att byråns mest seniora rådgivare eller det piggaste unga stjärnskottet ska vara med i arbetsgruppen, se då till att de verkligen är med. Betala inte för något som inte levereras. En del byråer presenterar ett och samma dream team för samtliga kunder. Det är förstås jättebra om du verkligen får stjärnorna att spela för dig, men väldigt dåligt om du bara betalar för det.

4. Var generös med beröm! Att vara PR-konsult är ofta tufft och ibland direkt otacksamt. Om projektet blir succé är det förstås uppdragsgivaren som ska bli hjälte – internt och externt.

Går det däremot mindre bra, kanske till och med rätt dåligt, är det oftast konsulterna som får skulden. Den uppdragsgivare som visar uppskattning när det går bra – och förståelse för att det inte alltid kan bli homerun – får en samling hängivna konsulter redo att gå genom eld och vatten för att leverera resultat.

5. Don’t believe the hype. PR är ingen svart magi. Det är primärt ett hantverk som kräver händer, ögon och tid och är först i andra hand en svårbemästrad konst. Använd byrån för att lära upp din egen organisation om hur det funkar. Då blir ni bättre upphandlare och kan ställa mer relevanta krav. Ni får även bättre förståelse för vad som är riktigt svårt, respektive relativt enkelt. Det gör att ni kan utnyttja PR-byråns kvalificerade resurser för de mer avancerade insatserna och kanske utföra mindre krävande saker internt.

6. Avdela tid för feedback och respektera deadlines. En uppdragsgivare som inom utlovad tid ger feedback och svar på levererade planer eller förslag är PR-projektledarens älskling. Då kan han eller hon optimera arbetsgruppens insatser för maximalt resultat. Planerad tid som inte kan användas som tänkt, till exempel för mediekontakter eller produktion, skapar däremot oreda och försvårar för både arbetsgruppen och för byrån i stort. Uppdragsgivare som återkommer inom utlovad tid får därför både bättre utdelning av sin investering och får träffa en mindre stressad projektledare och en ännu gladare arbetsgrupp på nästa möte.

SKRIVEN AV

NICLAS LÖVKVIST, senior rådgivare & vd

Dag: 17 december 2018